AVG - GDPR

ADAFI n.v.'s AVG-GDPR-beleid, mei 2020

Onze toewijding voor Privacy

Adafi heeft deze privacy-declaratie gecreëerd om haar toewijding tot privacy te demonstreren.

Onze belangrijkste richtlijnen zijn eenvoudig.  We willen klaarheid scheppen over de gegevens, die we verzamelen, opslaan en gebruiken, alsook over de redenen waarom. We zullen ook duidelijk zijn over de keuzes, die u heeft omtrent deze gegevens en hoe u deze beslissingen kan controleren.

Het hoofddoel van het verzamelen van gegevens is om uw ervaring en engagement met één of meer van de door ons aangeboden producten te verbeteren.  We zullen uw persoonlijke informatie verwerken in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving omtrent gegevensbescherming voor uw regio en in overeenstemming met dit bericht.

Dit beleid is van toepassing op alle informatie, door u aangeleverd of door ons verzameld via de door ons aangeboden producten en diensten, websites en andere interacties, waaronder, maar niet beperkt tot, e-mail, telefoon, meetings, evenementen of sociale media.

De termen 'wij', 'we', 'ons', 'onze' of 'Adafi' hebben telkens betrekking op Adafi n.v.  

Geregistreerd adres:  Houwaartstraat 200 bus 1, 3270 Scherpenheuvel, België

Hoe ons te contacteren

Gelieve met ons contact op te nemen, indien u vragen heeft omtrent ons privacybeleid of de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

E-mail:  marketing@adafi.be
Telefoon:  +32 (0)13 771902

DEFINITIE VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS

Dit beleid betreft de verwerving, gebruik, opslag en deling van 'persoonlijke gegevens', gedefinieerd als:

• Informatie, die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar individu.
• Hetgeen een individu identificeert, kan zo eenvoudig zijn als een naam of een nummer of kan andere kenmerken bevatten, zoals een IP-adres, een cookie of andere factoren.
• Bij het overwegen of informatie 'betrekking heeft' op een individu, moet een reeks factoren worden overwogen, waaronder de inhoud van de informatie, het doel of de doeleinden waarvoor u deze verwerkt en de waarschijnlijke impact of het effect van die verwerking op de persoon.
• Het is mogelijk dat dezelfde informatie als persoonlijke gegevens beschouwd moet worden voor de doeleinden van een bepaalde gegevensverwerker, maar niet voor die van een andere gegevensverwerker.

WAAROM WIJ UW DATA VERWERKEN

Wij zouden uw informatie voor de volgende doeleinden kunnen gebruiken:

• U relevante producten/diensten sturen, die voor u interessant kunnen zijn.
• U relevante inhoud en updates sturen, die voor u interessant kunnen zijn.
• Orders, betalingen en verlengingen verwerken voor door u afgenomen producten/diensten.
• U uitnodigen voor een evenement/webinar, dat voor u interessant kan zijn.
• Uw views/commentaren zoeken over de producten/diensten, die wij leveren.
• U berichten over wijzigingen omtrent onze diensten.
• Uw sollicitatie verwerken.
• Een commentaar verwerken, aangaande onze website-inhoud.
• U verzoeken uw voorkeursinstellingen bij te werken.
• U toegang geven tot website-inhoud en evenementen, voorgesteld door onze goedgekeurde partners.

WETTELIJKE BASIS VOOR HET VERWERKEN VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS

We zullen uw persoonlijke gegevens verwerken voor één van de volgende wettelijke redenen:

• Contractuele verplichting:  voor de aankoop en levering van producten en diensten aan klanten, aan de toeleveranciers van deze producten en diensten en voor werk via derde partijen, alles geleverd onder contract of met het oog op het aangaan van een overeenkomst.
• Legitieme interesses:  voor alle activiteiten, gerelateerd aan prospecten en de daaraan verbonden opportuniteiten, aan de betrokken toeleveranciers en andere derde partijen.  Plus in de betrokkenheid met klanten buiten contractuele verplichtingen om en voor de verwerking  van enquêtes en reviews.
• Toestemming:  om positieve 'opt-in' vast te stellen voor marketingcommunicatie buiten contractuele verplichtingen en legitieme belangen om. 
• Wettelijke verplichting:   om ons in staat te stellen onze kant van de contractuele verplichting met onze klanten uit te voeren en te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen voor financiële verslaggeving.

Wanneer vereist en van toepassing zullen we positieve toestemming zoeken om erop toe te zien, dat we u die informatie bezorgen, waarin u geïnteresseerd bent.  Deze onderwerpen zijn:

• Bedrijf & producten:   zoals nieuws, updates, productkenmerken en -voordelen, aanbiedingen en promoties, best practice tips, benchmark-rapporten, gevalstudies, testimonials, training en hulpmaterialen.
• Evenementen & Webinars:  conferenties, beurzen, workshops en webinars.
• Blog Updates:  als u inschrijft op onze periodieke updates of blog posts.

Wanneer toestemming gevraagd is en niet verkregen of is teruggetrokken, zullen we stoppen met communiceren, zoals gevraagd - of het om individuele topics gaat of volledige communicaties.

Eender welke uitgaande communicatie zal links bevatten om uw instellingen omtrent uw toestemming bij te werken of om u uit te schrijven voor toekomstige communicaties.

VERZAMELEN VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS

Informatie, die u ons bezorgt:  wij verzamelen informatie, die u vrijwillig aan ons bezorgt via on-line formulieren, e-mail, via sociale media, mondelinge interactie of de uitwisseling van naamkaartjes, inclusief datgene, wat wordt aangeduid als ‘persoonlijke informatie’, zoals uw naam, telefoonnummer en e-mailadres; bijvoorbeeld, wanneer u wenst

• meer te leren over onze producten en diensten.
• toegang te krijgen tot onze bronnen of die van onze toeleveranciers, zoals video's, ebooks en webinars.
• complete feedback en enquêtes te ontvangen.
• contact te hebben met de afdeling Verkoop of Customer Support voor assistentie met uw bij ons afgenomen product(en) of dienst(en).

Bij de aankoop van producten/diensten bekomen wij financiële informatie (zoals account- of kredietkaartdetails) voor facturatie/betalingsvereisten.

Informatie, die we automatisch verzamelen:  onze websites kunnen gebruik maken van een technologie, genaamd “cookies”, die kleine stukjes informatie opslaat op uw computer.

Het kan gebeuren, dat we automatisch informatie verzamelen d.m.v. cookies en gelijkaardige technologieën, wanneer u onze websites, landingpagina's, e-mail, advertenties of apps gebruikt.

De volgende types van cookies kunnen worden toegepast om uw betrokkenheid bij onze producten te helpen verbeteren, terugkerende bezoekers te identificeren en u een gepersonaliseerde service te kunnen aanbieden, zoals hieronder beschreven:

• Strikt noodzakelijke cookies:  om u in staat te stellen op onze website te navigeren en volledige toegang te krijgen tot beveiligde zones.
• Performantie-cookies:  laten ons toe de performantie van onze website te analyseren en te verbeteren om uw on-line ervaring ten goede te komen.
• Voorkeur/Functionaliteit-cookies:  onthouden keuzes, die u tijdens eerdere bezoeken aan onze site heeft gemaakt, zodat we verbeterde, persoonlijkere functies kunnen bieden en geautomatiseerde formulieren kunnen aanvullen met eerder verstrekte informatie.
• Marketing cookies:  worden gebruikt om advertenties weer te geven, die relevanter zijn voor uw persoonlijke interesses, om het aantal keren dat u een advertentie ziet te beperken en om de effectiviteit van advertenties te meten.

U kan zich afmelden op eender welk ogenblik voor deze cookies (behalve de Strikt Noodzakelijke Cookies).  Gelieve te noteren, dat dit uw ervaring en betrokkenheid bij onze producten/diensten kan beïnvloeden, zoals hierboven aangegeven.

Om u af te melden voor cookies, gelieve ons te mailen op marketing@adafi.be.

Andere Websites

Adafis websites kunnen links bevatten naar toeleveranciers van producten en diensten en andere derden.  Adafi is niet verantwoordelijk voor de privacy-gebruiken of de inhoud van deze websites.

Informatie verkregen van andere bronnen

Het kan zijn, dat we informatie over u ontvangen via andere kanalen, waaronder derde partijen, zoals:

• Toeleveranciers van producten en diensten:   u heeft zich wellicht geregistreerd op de site van de toeleverancier, die uw gegevens aan ons overmaakt voor een verdere afhandeling van het contact, omdat wij qua locatie en productkennis wellicht de bestgeplaatste verdeler van hun producten/diensten zijn.
• Sociale Media Platformen:  we kunnen ook informatie ontvangen over u via LinkedIn of andere sociale platformen, wanneer u bijvoorbeeld interactie heeft met ons of met één van onze toeleveranciers op deze platformen.
• Evenementen:  die we bijwonen of sponsoren of waaraan we deelnemen.
• Lead-generatie:  derde partijen, die leadgeneratie-activiteiten ondernemen op vraag van Adafi of één van onze toeleveranciers, zoals telemarketing, vergelijkingswebsites en andere.
• Review Sites:  waar reviews over Adafi of één van onze toeleveranciers toegevoegd zijn door klanten en gebruikers.
• Marktonderzoek:  waarbij een derde partij aangeworven is om onderzoek uit te voeren op vraag van Adafi of één van onze toeleveranciers.

Wij beschermen gegevens, verkregen van derde partijen, volgens de praktijken, beschreven in deze mededeling en we passen ook bijkomende restricties toe, aan ons opgelegd door de bron van de gegevens.

Wij zullen ons ervan verzekeren dat zulke geleverde gegevens beantwoorden aan de vereisten van de gegevensbeschermingswetgeving.

Informatie over kinderen

Adafi richt zich niet tot en is ook niet van plan zich te richten tot kinderen, jonger dan 16 jaar.  Hoewel bezoekers van alle leeftijden op onze websites kunnen en mogen navigeren, zullen we niet bewust persoonlijke informatie van personen, jonger dan 16 en zonder toestemming van de ouders, verzamelen.

Indien, na ontvangst van een bericht van een ouder, voogd of andere betrokkene, een kind onder de 16 jaar onjuist werd geregistreerd op onze site door middel van foutieve informatie, dan zullen we de account van het kind onmiddellijk stopzetten en de persoonlijke gegevens ervan uit onze records verwijderen.

Sensitieve gegevens

Adafi verzamelt geen sensitieve informatie (bijvoorbeeld, informatie gerelateerd aan ras of etnische origine, politieke overtuigingen, religie of andere, gezondheid, biometrische data of genetische karakteristieken, criminele achtergrond of vakbondslidmaatschap) op onze websites of op eender welke andere manier.

OPSLAG EN VERWERKING VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS

Uw Persoonlijke Data kan in sommige gevallen opgeslagen en verwerkt worden buiten Europa vanwege de locatie, waar sommige toonaangevende systemen uit de IT-sector, die wij gebruiken, gehost worden.  De locaties voor elke systeem zijn:

• CRM Software:  Europa of eigen infrastructuur in België.
• Boekhoudsoftware:  Europa of eigen infrastructuur in België.
• E-mail en kantoorapplicaties:  Europa of eigen infrastructuur in België.
• Marketing Automation Solution:  Europa of eigen infrastructuur in België.
• Feedback Surveys:  Europa.

Er kunnen zich gelegenheden voordoen, waarbij onze medewerkers buiten Europa werken en toegang hebben tot onze systemen van buiten de EER (Europese Economische Ruimte).

Adafi heeft gepaste, specifieke maatregelen toegepast om een adequaat niveau van beveiliging van uw Persoonlijke Data te verzekeren, wanneer de verwerking gebeurt in landen buiten Europa.

DELEN VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS

Wij zullen uw gegevens niet verkopen of eender welk individueel identificeerbaar gegeven over onze klanten en gebruikers openbaar maken aan derden met de uitzondering van:

• Onze vaste toeleveranciers:  gegevens, gedeeld wanneer vereist voor activiteiten, gerelateerd aan de toeleverancier en zijn producten/diensten.
• Andere toeleveranciers:  gegevens, gedeeld wanneer diensten worden uitgevoerd voor rekening van ons of onze vaste toeleveranciers, zoals marktonderzoek of productgerelateerde diensten.

Wij beschermen data, gedeeld met bovenvermelde derde partijen volgens de praktijken, beschreven in deze mededeling en we passen ook bijkomende beperkingen toe, ons opgelegd door de bron van de gegevens.

We zullen ons ervan verzekeren dat zulke derde partijen in overeenstemming zijn met de gegevensbeschermingswetgeving en dat de data, ter beschikking gesteld voor verwerking, in overeenstemming gebruikt worden.

Gegevens delen buiten de Europese Economische Ruimte

Wij delen geen persoonlijke data over individuën, gelocaliseerd binnen de EU, met lichamen buiten de EU, met uitzondering van sommige van onze vaste toeleveranciers. 

HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS

Adafi verwerkt uw gegevens alleen zo lang als nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen tegemoet te komen of wanneer we een legitieme zakelijke reden hebben om ze te bewaren.  Wij herbekijken persoonlijke gegevens geval per geval en documenteren de periode van retentie.

Voor meer informatie over hoe lang Persoonlijke Data waarschijnlijk worden bewaard, vooraleer ze worden verwijderd uit onze systemen en databanken, verzoeken wij u rechtstreeks met ons contact op te nemen.

UW RECHTEN BETREFFENDE UW GEGEVENS

Ingevolge de wetgeving op de gegevensbescherming beschikt u over een aantal rechten, die erop toezien dat u in controle bent over hoe uw gegevens verwerkt worden:

• Recht op informatie:  over hoe uw persoonlijke data verwerkt worden.
• Recht op inzage:  van de persoonlijke informatie die we over u hebben.
• Recht op rectificatie:  van eender welke inaccurate persoonlijke informatie, die we over u hebben.
• Recht op wissing:  verzoeken, dat we uw gegevens verwijderen, stoppen met verwerken of verzamelen in een aantal omstandigheden.
• Recht op vergetelheid:  van het verwerken van uw gegevens, zoals het verzoek om te stoppen met het sturen van marketingcommunicaties.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid:   verzoek uw persoonlijke data naar een andere service provider te sturen.
• Recht van bezwaar:  bij de voor het relevante land geldende Gegevensbeschermingsauthoriteit.

U kan redelijkerwijs toegang verzoeken tot uw persoonlijke gegevens, die we over u hebben, op eender welk moment en we zullen die informatie gratis ter beschikking stellen ten laatste binnen de maand, volgend op uw verzoek.

U kan vragen dat inaccurate of incomplete persoonlijke gegevens betreffende uzelf gecorrigeerd of aangevuld worden of dat deze gegevens verwijderd worden; wij zullen ten laatste binen de maand, volgend op uw vraag, reageren.

Wij zullen mogelijkerwijs aan u vragen om ons een kopie van uw identiteitskaart of een andere vorm van identificatie voor te leggen.

We zullen eender welke data aanleveren in een tekstbestand.

RECHT OP 'OPT-OUT'

U heeft het recht u uit te schrijven ('opt-out') van onze marketingcommunicaties op eender welk moment en we zullen uw verzoek onmiddellijk ter harte nemen.  U kan zich automatisch uitschrijven uit onze e-mails via een afmeldprocedure in het betrokken e-mailbericht.  Bij wijze van alternatief kan u ons uw e-mailvoorkeuren overmaken via e-mail naar marketing@adafi.be.

Om u uit te schrijven uit onze direct mail of telefoonmarketing, gelieve ons te bellen op +32 (0)13 771902 of te mailen op marketing@adafi.be.

BEVEILIGING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS

Bij Adafi nemen we de beveiliging van uw persoonlijke gegevens heel ernstig.  We hebben een mengeling van cyber security controles, encryptie en informatiebeveiligingsprocessen geïmplementeerd.

We beoordelen de beveiliging op vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid om ervoor te zorgen dat gegevens beschermd, nauwkeurig en beschikbaar blijven voor de beoogde doeleinden.  

WIJZIGINGEN AAN DIT PRIVACY-BELEID

Eventuele wijzigingen aangaande ons gegevensbeveiligings- en privacy-beleid worden op deze pagina gepost.
Als er significante wijzigingen zijn, zullen we u via e-mail informeren.

Postadres:
Adafi n.v.
Houwaartstraat, 200 bus 1   -   3270 Scherpenheuvel   -   België

E-mail:  marketing@adafi.be

Phone:  +32 (0)13 77 19 02

BTW:  BE 0415 642 030
Handelsregister:  Leuven